Faktur pembelian merupakan bukti transaksi komponen penting dalam pencatatan keuangan karena menjadi dasar bagi seorang akuntan untuk melakukan pembukuan. Semua transaksi yang berlangsung dalam perusahaan harus dicatat secara rinci dan lengkap untuk mempermudah proses pembukuan.
Catatan transaksi seperti faktur pembelian yang rinci bisa membuat akuntan melakukan pembukuan dengan cepat dan mudah. Kehadiran faktur pembelian (purchase invoice) sebagai komponen mempermudah pembukuan nyatanya belum dipahami oleh sebagian orang.
Hal ini lebih parah jika seseorang sama sekali tidak memiliki basis di akuntansi atau menonton berita seputar perekonomian. Mereka hanya tidak sadar bahwa purchase invoice sering mereka temui dalam keseharian apalagi dalam kegiatan jual beli.
Pengertian Faktur Pembelian
Secara sederhana, purchase invoice adalah bukti transaksi yang diterima oleh pembeli dari penjual saat melakukan pembelian. Faktur menjadi bukti bahwa barang atau jasa telah diterima oleh pembeli yang bersangkutan.
Purchase invoice juga disamakan dengan sales invoice atau faktur penjualan namun dengan sudut pandang yang berbeda. Mari membangun pemahaman melalui ilustrasi untuk mempermudah pembaca memahami konsep purchase invoice dan sales invoice.
Saat konsumen membuat pesanan pembelian barang atau jasa maka barang tersebut akan diserahkan terlebih dahulu kepada penjual. Saat itulah penjual akan menyiapkan pesanan serta membuat faktur penjualan yang berisi barang yang dibeli dan informasi harga.
Ketika konsumen menerima barang tersebut maka pembeli juga akan menerima faktur penjualan dari penjual yang berisi informasi tagihan pembayaran barang. Faktur inilah yang diakui sebagai faktur pembelian dalam pencatatan keuangan. Umumnya orang lebih mengenal purchase invoice dengan sebutan nota.
Komponen Di Dalam Faktur
Jika pernah melihat faktur penjualan maka dengan mudah pembaca mengetahui komponen yang dimiliki purchase invoice. Seperti yang disinggung sebelumnya bahwa sales invoice dan purchase invoice adalah sama maka komponennya juga pasti sama. Adapun komponen dalam purchase invoice meliputi:
- Identitas penjual atau perusahaan yang meliputi logo, nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
- Nama konsumen yang melakukan transaksi beserta alamatnya.
- Nomor transaksi
- Tanggal purchase invoice.
- Rincian transaksi pembelian
- Nominal pembayaran barang yang meliputi sub total serta PPN yang harus dibayar pembeli.
- Nama dan tanda tangan kasir dan tan tangan pembeli sebagai bukti persetujuan dari kedua belah pihak
Inilah kenapa purchase invoice dikatakan sebagai bukti yang mempermudah pencatatan keuangan periode di akhir periode. Melihat kelengkapan informasi dalam purchase invoice sudah dipastikan bahwa pencatatan keuangan perusahaan bisa dilakukan dengan mudah.
Manfaat Faktur Pembelian
Biasanya setelah melakukan pembelian dan menerima purchase invoice konsumen akan langsung membuangnya begitu saja. Mereka hanya tidak tahu apa manfaat atau kegunaan yang bisa didapatkan oleh seorang konsumen dengan adanya faktur tersebut.
1. Bukti Transaksi Fisik
Manfaat pertama yang bisa didapatkan dengan adanya faktur pembelian adalah mendapat bukti transaksi fisik dari pembelian atau penjualan yang dilakukan. Faktur yang berisi informasi dan harga barang yang bisa menjadi informasi bagi kedua pihak.
2. Informasi Nilai Tagihan
Manfaat kedua dari purchase invoice adalah memuat bukti informasi nilai tagihan pembayaran terhadap pembelian barang. Dengan adanya informasi detail dalam purchase invoice bisa memberikan informasi mengenai besaran uang yang harus dikeluarkan untuk membayar barang pesanan.
3. Dokumen Sah untuk Pencatatan Keuangan
Purchase invoice merupakan bukti yang sah dan telah diakui keabsahannya dalam dunia akuntansi. Faktur pembelian menjadi bukti transaksi yang sah untuk pencatatan keuangan perusahaan yang memberikan informasi penjualan perusahaan terhadap suatu barang.
4. Klaim Untuk Konsumen
Manfaat lain dari purchase invoice adalah menjadi klaim bagi konsumen saat melakukan transaksi. Klaim yang dimaksud adalah pegangan atau bukti bagi konsumen jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan. Konsumen bisa mengajukan protes atau pengembalian barang atau yang disebut retur.
5. Menunjukkan Persediaan Barang Perusahaan
Manfaat selanjutnya dari faktur pembelian adalah dapat menunjukkan persediaan barang yang dimiliki perusahaan. Setelah melakukan pencatatan maka perusahaan akan mudah mengontrol persediaan barang yang dimiliki. Atas dasar itu perusahaan bisa melakukan penambahan jumlah barang atau meningkatkan jumlah pembelian.
Cara Membuat Faktur Pembelian
Setelah mengetahui komponen dalam faktur pembelian selanjutnya mari membahas mengenai cara pembuatannya. Secara umum, cara pembuatan purchase invoice dilakukan dengan dua cara yakni dengan cara manual dan dengan bantuan aplikasi faktur.
Jika menggunakan aplikasi langkahnya: klik menu pembelian dan klik +Buat Pembelian Baru, lalu pilih Faktur Pembelian dengan rincian sebagai berikut.
Langkah 1: Memilih Supplier dan Mengelompokkan Transaksi (Per Proyek atau Per Gudang)
Pada langkah pertama dalam pencatatan di aplikasi faktur memilih supplier dan pengelompokan jenis transaksi. Isi informasi supplier dan email pada kotak yang tersedia. Jika email tidak muncul saat membuat pembelian berarti email belum di masukkan di informasi supplier.
Selanjutnya mengisi informasi pengiriman yang di centang saat barang akan dikirim kepada konsumen. Isi juga tanggal, alamat, cara pengiriman, nomor pengiriman dan biaya pengiriman secara lengkap. Masukkan alamat penagihan yang merupakan alamat konsumen, tanggal transaksi pembelian, dan tanggal jatuh tempo pada kotak yang disediakan.
Selain itu pilih syarat pembayaran yang diberlakukan untuk pembeli seperti Net 15, Net 30, Net 60 atau Cash on Delivery. Terakhir, masukkan nomor transaksi yang secara otomatis diurutkan oleh system, namun jika ingin menggantinya juga bisa. Nomor transaksi memudahkan perusahaan mengecek transaksi yang dilakukan.
Langkah 2: Mengisi Detail Produk
Pada halaman selanjutnya, akuntan akan dihadapkan dengan pengisian detail produk di aplikasi. Hal ini meliputi harga produk (termasuk PPN), produk, deskripsi produk, kuantitas atau jumlah produk yang dibeli, satuan dan harga barang per unit.
Selain itu isi juga kolom diskon jika ada diskon yang diberlakukan pada barang, serta jumlah atau total pembelian. Total pembelian ini merupakan perkalian dari quantity, harga satuan dan pengurangan diskon. Isi juga pajak untuk setiap produk yang akan menambah atau mengurangi nominal transaksi.
Langkah 3: Mengisi Informasi Tambahan
Setelah mengisi informasi utama di langkah 1 dan 2 maka akuntan juga mengisi informasi tambahan untuk menambah kelengkapan informasi. Informasi tambahan tersebut berupa pesan dan memo yang berisi keterangan tambahan untuk transaksi pembelian.
Masukkan juga lampiran serta diskon yang merupakan besar persentase dari diskon yang diberlakukan. Tambahkan juga informasi mengenai uang muka jika ada misalnya yang bisa memotong jumlah pembayaran kepada supplier.
Langkah 4: Menyimpan Informasi yang Sudah Diisi
Langkah terakhir adalah dengan bantuan aplikasi adalah dengan menyimpan informasi yang sudah diisi. Biasanya aplikasi memiliki tombol ‘Batal’ dan ‘Buat Pembelian’ yang sebagai tindak lanjut pencatatan. Klik batal jika tidak ingin menyimpan pencatatan, dan ‘Buat Pembelian’ untuk pencatatan baru.
Itulah informasi seputar faktur pembelian mulai dari pengertian, manfaat, komponen hingga cara pembuatannya. Jika Anda merasa kesulitan dalam membuat faktur pembelian sebaiknya gunakan aplikasi faktur sebagai solusinya.
Dengan adanya aplikasi faktur dapat memudahkan Anda dalam membuat faktur pembelian dan penjualan dengan mudah dan cepat, contohnya adalah Jurnal.
Jurnal memiliki fitur terlengkap, salah satunya fitur faktur pembelian yang berfungsi untuk mencatat dan membuat faktur tagihan dari supplier atau vendor.
Dengan menggunkanakan Jurnal, Anda bisa membuat faktur pembelian bisa mencetak, dan juga mengirimkan dengan faktur melalui email. Anda juga bisa mengkostumisasi tampilan faktur dan komponen apa saja yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Jadi lebih mudah bukan? Anda bisa langsung mencoba trial gratis selama 14 hari melalui tautan berikut ini https://www.jurnal.id/id/fitur/invoice-faktur/